「せっかく作った資料が、また差し戻された…」
「複数のプロジェクトを掛け持ちしていて、1つ1つの資料をじっくり練る時間がない」
「上司から『ここの根拠は？』と聞かれて、答えに詰まってしまった」
私自身、3つのチームを掛け持ちする立場になってから、こうした「資料の差し戻し」に何度も心が折れそうになった時期がありました。多い月では、1つの企画書に対して差し戻しが3〜4回。修正のたびに他の仕事が後ろ倒しになり、気づけば深夜まで残業する日々が続いていました。
その状況を変えたのが、ChatGPTを「提出前のレビュアー」として使うという発想でした。今回は、実際に私が試して差し戻しがほぼゼロになった、ChatGPTの活用方法を紹介します。
資料の差し戻しが多発する、本当の原因
差し戻しが多い時、私は「自分の文章力が足りないんだ」と思い込んでいました。しかし振り返ってみると、原因はもっと構造的なところにありました。
- 提出前に、第三者目線でチェックする余裕がない:自分で作った資料は、自分では気づきにくい抜け漏れがどうしても残ります。
- 上司が何を気にするか、事前に想像できていない:提出してから「そこ聞かれるとは思わなかった」という質問が飛んでくることが多々ありました。
- 複数案件を掛け持ちしていると、1本ごとの見直し時間が削られる:忙しさが増すほど、皮肉にも「見直しの質」が下がり、差し戻しが増える悪循環に陥っていました。
つまり必要だったのは「もっと頑張って書く」ことではなく、**「提出前に、自分以外の視点でチェックする仕組み」**でした。
ChatGPTを「事前レビュアー」にする3つの使い方
ここからは、実際に私が資料作成のフローに組み込んでいる、ChatGPTの具体的な使い方を紹介します。
① 提出前のセルフチェックプロンプト
資料の骨子ができた段階で、抜け漏れや論理の飛躍がないかをChatGPTにチェックさせます。
以下の資料の骨子について、抜け漏れや論理の飛躍がないかチェックしてください。
【資料の骨子】
【企画書やスライドの構成案を貼り付け】
【チェックしてほしい観点】
・話の流れに飛躍や矛盾がないか
・根拠やデータが不足している箇所はないか
・読み手が疑問に思いそうな点はどこか
② 上司視点でのツッコミを事前にシミュレーションする
一番効果を感じているのが、このプロンプトです。提出前に「詰められそうな質問」をあらかじめ洗い出しておくことで、当日の会議で慌てなくなりました。
以下の資料の骨子について、慎重な上司の立場からツッコミどころを3つ指摘してください。
【資料の骨子】
【企画書やスライドの構成案を貼り付け】
【指摘してほしい観点】
・論理の飛躍
・根拠データの不足
・実現可能性への疑問
出てきた指摘に対して、自分なりの回答をあらかじめ用意しておくだけで、会議での差し戻し率が大きく下がりました。
③ 差し戻しコメントの意図を整理し、修正版のたたき台を作る
それでも差し戻しが発生した場合は、もらったコメントをそのままChatGPTに渡し、修正の方向性を整理してもらいます。
以下は、上司からもらった資料への差し戻しコメントです。
コメントの意図を整理した上で、修正の方向性を提案してください。
【差し戻しコメント】
【もらったコメントをそのまま貼り付け】
【元の資料の該当箇所】
【該当する部分を貼り付け】
感情的に受け止めてしまいがちな差し戻しコメントも、一度AIを通して客観的に整理することで、次のアクションが明確になります。
「時短」だけじゃない、変わったこと
このやり方を続けて一番変わったのは、実は時間の削減以上に心理的な余裕でした。
- 提出前に「聞かれそうな質問」への回答を用意できているので、会議で慌てなくなった
- 差し戻し前提で心構えができるようになり、コメントを個人攻撃のように受け取らなくなった
- 上司からも「最近、資料の完成度が上がったね」と言われる機会が増えた
差し戻しは、能力不足のサインではなく、視点の抜け漏れという構造的な問題であることがほとんどです。AIを「もう一人のレビュアー」として business フローに組み込むことで、誰でも再現できる改善だと感じています。
ChatGPTで資料をレビューする際の注意点
社外秘の企画内容や数値を扱う場合は、社名や具体的な数値を「A社」「売上目標X%」のように抽象化してから入力しましょう。学習利用をオフにする設定(オプトアウト)もあわせて行うと安心です。
より詳しい情報漏洩対策の全体像は、「ChatGPTを会社で安全に使うには？情報漏洩を防ぐ完全ガイド」でまとめて解説しています。
よくある質問
Q. パワーポイントのデザインまで直してもらえますか? A. ChatGPT単体ではスライドの見た目(デザイン)は作れません。あくまで内容面(論理の飛躍・根拠不足など)のチェックに向いています。
Q. 上司の性格によって、指摘される観点は変わりますか? A. はい。プロンプトに「特に数字にこだわる上司」「スケジュールの実現可能性を重視する上司」など、上司の傾向を一言添えると、より的確なシミュレーションになります。
Q. 差し戻しコメントが厳しい内容でも、そのままChatGPTに入力していいですか? A. 問題ありませんが、コメントの中に取引先名や個人名が含まれる場合は、入力前に仮名化しておきましょう。
まとめ:差し戻しは「仕組み」で減らせる
資料の差し戻しに悩んでいた私が、ChatGPTを事前レビュアーとして取り入れて変わったことをまとめます。
- 提出前のセルフチェックで、抜け漏れや論理の飛躍を事前に発見できる
- 上司視点のシミュレーションで、想定質問への回答をあらかじめ用意できる
- 差し戻しコメントをもらっても、客観的に整理して次の一手を決められる
「文章力がないから差し戻される」と思い込んでいた自分に、当時の私は伝えたいです。足りなかったのは能力ではなく、仕組みでした。もし今、同じように資料の差し戻しに悩んでいる方がいたら、ぜひ次の資料作成から試してみてください。
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