正直に告白すると、私は評価シーズンが一番苦手でした。
パソコンの前で評価コメントの入力欄を開いたまま、10分、20分と手が止まる。ようやく書けても「これで角が立たないだろうか」「ちゃんと伝わるだろうか」と不安になり、結局当たり障りのない一文で終わらせてしまう。フィードバック面談の当日も、事前準備が中途半端なまま本番を迎え、メンバーの顔色を伺いながら言葉を選ぶだけで精一杯でした。
そんな状態から、今では面談の前に「言うべきことを言語化できている」という安心感を持って臨めるようになりました。今回は、その変化のきっかけになったChatGPTの使い方を紹介します。
何に苦手意識があったのか、振り返ってみる
苦手だった理由を分解してみると、大きく3つありました。
- 「厳しく」と「前向きに」を両立させる言葉選びが分からなかった:改善点を伝えると、どうしても否定的なニュアンスが強くなってしまう
- メンバーごとに言葉を変える余裕がなかった:忙しい時期は、似たような表現の使い回しになりがちだった
- 面談本番で、想定していない反応をされると言葉に詰まった:準備していたのは「言うこと」だけで、「相手がどう反応するか」までは考えられていなかった
つまり、苦手だったのは「評価そのもの」ではなく、「評価内容を、適切な言葉と準備をもって届ける」という部分でした。
ChatGPTを取り入れて変わったこと
① コメントの「たたき台」を作ってもらうことで、白紙から始めなくてよくなった
以前紹介した人事評価コメントのプロンプトを使い、まず骨子だけ作ってもらうようにしました。
以下のメンバーの成果・行動をもとに、人事評価コメントを作成してください。
【メンバーの成果・行動】
・【具体的な成果や行動を箇条書きで入力】
【条件】
・具体的な行動や数字を交えつつ、認めていることが伝わる文章にする
・今後さらに期待していることも1文添える
「白紙から書く」のと「たたき台を直す」のとでは、心理的なハードルが全く違うことに気づいたのが、一番大きな発見でした。
② 面談本番の「想定質問」を、事前にシミュレーションしてもらう
これが、実は一番効果を感じている使い方です。
以下の評価内容について、メンバーからどんな質問や反論が出そうか、
3パターン予測してください。それぞれへの返答例も考えてください。
【伝えるフィードバックの内容】
【フィードバックの骨子を入力】
【メンバーの傾向】
【例:自分の頑張りが正しく評価されているか気にするタイプ】
面談前にこれをやっておくだけで、本番で不意打ちを受けて言葉に詰まる場面が激減しました。 「準備していた想定内の質問だ」と思えるだけで、心の余裕が全然違います。
③ 面談後、次に繋がる一言まで整理してもらう
面談は「言って終わり」ではなく、次のアクションに繋げてこそ意味があります。
以下の面談内容をもとに、次回までにメンバーが取り組むアクションと、
私(上司)がフォローすべきことを整理してください。
【面談内容】
【面談中のメモを貼り付け】
一番変わったのは「準備の量」より「心の余裕」だった
正直、コメント作成や質問予測にかかる時間そのものは、以前と比べてそこまで劇的に短縮されたわけではありません。一番変わったのは、面談本番での心の余裕でした。
- 想定していない反応をされても、慌てなくなった
- 「ちゃんと準備してきた」という自信が、話し方や表情にも表れるようになった
- メンバーから「今回、話しやすかったです」と言われる機会が増えた
評価面談が怖かったのは、能力不足ではなく、「準備の仕方を知らなかっただけ」だったのだと、今は思います。
評価コメント・面談内容を扱う際の注意点
面談内容には、メンバーの評価・処遇・プライベートな事情に関わる情報が含まれます。氏名は仮名化し、査定・処遇に直結する具体的な数値はそのまま入力しないようにしましょう。健康状態や家庭事情など、業務に直接関係しないプライベートな内容も入力対象から外してください。
より詳しい情報漏洩対策の全体像は、「ChatGPTを会社で安全に使うには？情報漏洩を防ぐ完全ガイド」でまとめて解説しています。
よくある質問
Q. 部下に「AIを使って準備している」と伝えるべきですか?
A. 必須ではありませんが、伝えることで「それだけ準備してくれている」という誠実さが伝わることもあります。ご自身のチームの雰囲気に合わせて判断してください。
Q. 想定質問の予測は、どこまで信頼していいですか?
A. あくまで「準備の材料」として使うのがおすすめです。実際の反応はメンバーによって様々なので、予測通りにいかないこともある前提で、心構えとして活用してください。
Q. 面談が苦手な人ほど、この方法は効果がありますか?
A. 私自身がそうだったように、準備不足からくる不安が大きい人ほど、効果を感じやすいと思います。
まとめ:面談の自信は「準備の質」でつくれる
評価コメント作成とフィードバック面談で、ChatGPTを取り入れて変わったことを振り返ります。
- コメントは「白紙から書く」のではなく「たたき台を直す」形にすると、心理的なハードルが下がる
- 想定質問を事前にシミュレーションしておくことで、本番での不意打ちに強くなる
- 面談後のアクション整理まで一貫してChatGPTに手伝ってもらえる
- メンバーの機微な情報は、必ず仮名化・除外してから入力する
評価シーズンに毎回胃が痛くなっていた方に、当時の私が伝えたいことがあります。苦手なのは、あなたの能力ではなく、準備の仕方だったかもしれません。
評価制度の考え方をもっとしっかり学びたい方には、書籍もおすすめです。
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