「議事録用のプロンプト、毎回コピペするのが地味に面倒…」
「自分なりのルール(社内フォーマット、口調など)を、毎回一から指示し直している…」
「もっと自分専用の”アシスタント”みたいに使えたらいいのに…」
これまでの記事で紹介してきたプロンプトは、どれも「コピペでOK」ではありますが、それでも毎回貼り付けて、細かい部分を書き換える手間は残ります。 実は、この手間自体をなくす方法があります。それが「GPTs(カスタムGPT)」です。
GPTsとは何か
GPTsとは、ChatGPTに「あなた専用の設定」をあらかじめ記憶させて、専用のミニAIとして呼び出せる機能です。
- 毎回「議事録作成アシスタントとして振る舞って」と指示しなくても、最初から議事録アシスタントとして動く
- 自社のフォーマットや口調のルールを、毎回説明しなくても覚えている
- 一度作れば、ワンクリックで呼び出せる
「プロンプトを書く」から「専用ツールを呼び出す」に変わる、というイメージを持ってもらうと分かりやすいです。
GPTsを作る3つのメリット
1. 同じ指示を繰り返す手間がなくなる
これまで紹介した「議事録作成プロンプト」も、GPTsにしておけば、指示文を貼り付ける手間なく、文字起こしテキストを渡すだけで使えるようになります。
2. 自分たちのルールを”記憶”させられる
「社内の議事録フォーマットはこの形式」「メールの署名はこれ」といった、あなた個人・チーム固有のルールを、毎回説明せずに済むようになります。
3. 使い分けが簡単になる
議事録用、メール用、資料レビュー用と、業務ごとに専用のGPTsを用意しておけば、その都度「今日は何用のプロンプトだっけ」と迷う必要がなくなります。
【実践】議事録専用GPTsを作ってみる
実際の作成手順を、これまで紹介してきた議事録プロンプトを例に説明します。
STEP1:GPTsの作成画面を開く
ChatGPT(Plus版以降)の左サイドバーから「GPTを探す」→「作成する」を選択します。
STEP2:作りたいGPTsの内容を、会話形式で伝える
GPTs作成画面には「Create(作成)」というチャット欄があります。ここに、以下のように伝えるだけで、設定が自動的に組み上がっていきます。
以下の内容で、議事録作成専用のGPTsを作ってください。
【役割】
会議の文字起こしテキストをもとに、議事録を作成するアシスタント
【出力してほしい項目】
1. 会議の概要(3〜5行で要約)
2. 話し合われた議題ごとの要点
3. 決定事項
4. ToDo(担当者・期限がわかる場合は明記)
5. 次回予定・保留事項
【口調・スタイル】
簡潔で、ビジネス文書として違和感のない文体
【名前】
議事録アシスタント
STEP3:動作確認する
右側にプレビュー画面が表示されるので、実際に文字起こしテキストを貼り付けて、意図通りの議事録が出力されるか確認します。
STEP4:保存する
問題なければ「保存」。以降は、サイドバーの「GPTを探す」から、いつでもワンクリックで呼び出せるようになります。
他にも作れる、業務別GPTsのアイデア
これまでの記事で紹介したプロンプトは、すべてGPTs化できます。
| 業務 | GPTsの役割設定イメージ |
|---|---|
| メール作成 | 「シーン別(お詫び・日程調整・督促)のビジネスメールを、丁寧語で作成するアシスタント」 |
| 資料・企画書作成 | 「企画のアイデア出しから構成案作成まで壁打ちする相棒」 |
| 人事評価コメント | 「強み・改善点・次期目標を、前向きなトーンで整理するアシスタント」 |
| 会議ファシリテーション | 「アジェンダ作成と、脱線ポイントの予測を行うアシスタント」 |
すでにこのブログで紹介したプロンプトを、そのままSTEP2の「伝える内容」として使い回せます。 新しく何かを考える必要はありません。
GPTsを使う際の注意点
GPTsも通常のChatGPTと同様、入力した情報がやり取りに使われます。会社の機密情報や個人情報を扱う場合は、これまでの記事同様、仮名化やオプトアウト設定を行いましょう。また、GPTsを「公開」設定にすると、他のユーザーも使えるようになるため、社内情報を含む設定をうっかり公開しないよう、共有範囲の設定(自分のみ/リンクを知っている人のみ/公開)には注意してください。
より詳しい情報漏洩対策の全体像は、「ChatGPTを会社で安全に使うには？情報漏洩を防ぐ完全ガイド」でまとめて解説しています。
よくある質問
Q. GPTsは無料版でも使えますか?
A. GPTsの「作成」はPlus版以降の機能です。無料版では、他の人が公開しているGPTsを一部利用できる場合がありますが、自分専用のものを作るにはPlus版が必要です。
Q. 一度作ったGPTsは、後から修正できますか?
A. できます。サイドバーからGPTsを開き、「編集」から設定を何度でも修正・改善できます。
Q. チームメンバーと共有することはできますか?
A. 共有範囲を「リンクを知っている人のみ」に設定すれば、URLを知っているメンバーだけがアクセスできる状態にできます。ただし機密情報を扱う設定の場合は、共有範囲を慎重に検討してください。
まとめ:プロンプトは「書く」から「呼び出す」へ
GPTsを活用する際のポイントを振り返ります。
- GPTsは、プロンプトをあらかじめ記憶させた自分専用のミニAI
- これまで紹介したプロンプトは、そのままGPTsの設定として使い回せる
- 業務ごとに使い分ければ、毎回コピペする手間がなくなる
- 機密情報の扱い、共有範囲の設定には引き続き注意が必要
「コピペでOK」から、さらに一歩進んだ「呼び出すだけでOK」を、ぜひ体験してみてください。
生成AI活用をさらに体系的に学びたい方には、書籍もおすすめです。
『GPTs仕事術 専用カスタムChatGPTにタスクを丸投げ自動化する！』(たてばやし淳 著)は、YouTube登録者11万人・Udemy受講者19万人超の人気講師が、GPTsの作り方から公開・活用法までを解説した一冊です。Kindle Unlimited(読み放題)対象です。
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