「会議が終わったのに、議事録作成でまた1時間…」
そんな経験、ありませんか？録音を聞き直しながら文字起こしをして、話し言葉を整えて、決定事項とToDoを整理して——気づけば会議そのものより議事録作成の方が時間がかかっている、ということも珍しくありません。
実は、その作業のほとんどはChatGPTに任せることができます。
この記事では、ChatGPTを使って議事録を作成する具体的な手順を、そのままコピペで使えるプロンプト付きで解説します。さらに、「会社の情報を入力して大丈夫なの？」というセキュリティ面の不安にもしっかりお答えします。
読み終える頃には、次の会議から議事録作成の時間を大幅に短縮できるはずです。それでは、まずは「ChatGPTに何ができて、何ができないのか」から見ていきましょう。
そもそもChatGPTで議事録は本当に作れるのか？できることの範囲
「ChatGPTで議事録が作れる」とよく聞くけれど、実際どこまでやってくれるのか、最初に整理しておきましょう。ここを理解しておくと、この後の手順もスムーズに理解できます。
ChatGPTが得意なこと（要約・整形・ToDo抽出）
ChatGPTは、すでにテキストになっている情報を整理する作業が非常に得意です。具体的には、次のようなことができます。
- 要約：長い会話のテキストから、話の要点だけをまとめる
- 整形：話し言葉（「えーっと」「そうですね」など）を、議事録らしい書き言葉に整える
- 項目分け：日時・参加者・決定事項・ToDoといった項目ごとに情報を振り分ける
- ToDo抽出：会話の中から「誰が」「何を」「いつまでに」やるのかを拾い出してリスト化する
つまり、バラバラな会話の記録を、読みやすい「議事録の形」に整えるのがChatGPTの得意分野です。これまで手作業でやっていた「整形」の部分を、まるっと任せられるとイメージしてください。
ChatGPT単体が苦手なこと（音声そのものの文字起こし）
一方で、ChatGPTには苦手なこともあります。それは、録音した「音声データ」を直接聞き取ってテキストにする作業です。
ChatGPTは基本的に文字（テキスト）を扱うためのAIです。そのため、
- ボイスレコーダーで録音した音声ファイル
- Web会議ツールの録画データ
こうした音声そのものを渡しても、そのままでは正確に文字起こしできません（一部、音声入力に対応した機能もありますが、長時間の会議録音の精度・安定性という点ではまだ実用的とは言いにくいのが実情です）。
つまり、「録音データ→ChatGPTに読み込ませる」という順番ではなく、**「録音データ→まず文字にする→その文字をChatGPTに整えてもらう」**という順番が必要になる、ということです。
「文字起こしツール」と「ChatGPT」の役割分担の全体像
ここまでの内容を整理すると、議事録作成は次の2段階の分業で考えるとスムーズです。
| 工程 | 担当 | 役割 |
|---|---|---|
| ① 音声→テキスト化 | 文字起こしツール | 会議の録音データを、まずは生のテキストに変換する |
| ② テキスト→議事録化 | ChatGPT | ①のテキストを要約・整形し、読みやすい議事録の形に仕上げる |
「文字起こしツールで下ごしらえをして、ChatGPTで仕上げる」——これが、ChatGPTで議事録を作る際の基本の流れです。
この役割分担さえ理解しておけば、あとはそれぞれの工程を順番にこなすだけです。次の章では、実際に何を準備すればいいのか、具体的に見ていきましょう。
【準備編】議事録作成前に用意するもの
実践に入る前に、まずは材料をそろえましょう。準備するものはたったの3つです。
録音データ・メモなど元になるテキストの準備方法
議事録作りの元になるのは、次のいずれかです。
- 会議の録音データ（ボイスレコーダー、スマホの録音アプリ、Web会議の録画機能など）
- 会議中に取ったメモ（箇条書きのメモでも十分活用できます）
- チャットでのやり取り（Slackやチャットでの議論をそのまま議事録化したい場合）
ポイントは「完璧である必要はない」ということです。 きれいに整った文章でなくても、断片的なメモや録音さえあれば、この後ChatGPTがきちんと整えてくれます。「うまく記録できていないから議事録は作れない」と諦める必要はありません。
音声を文字起こしする方法（無料ツールの簡単な使い方)
録音データがある場合は、まず音声を文字（テキスト）に変換する必要があります。先ほどお伝えした通り、ChatGPTは音声そのものの正確な文字起こしを得意としていないためです。
無料で使える文字起こしツールの基本的な使い方は、次の3ステップです。
- 文字起こしツールにアクセスする（ブラウザで使えるサービスが多く、会員登録だけで利用できます）
- 録音した音声ファイルをアップロードする（またはリアルタイムでマイク録音しながら文字起こしする）
- 変換されたテキストをコピーする（そのまま次のChatGPTの工程で使います）
💡ワンポイントアドバイス： 無料ツールは文字数や時間に制限があることが多いです。長時間の会議の場合は、あらかじめ制限時間を確認しておくとスムーズです。また、専門用語や固有名詞は誤変換されやすいので、この後の「STEP4」で修正する前提で進めましょう。
使用するChatGPTのプラン（無料版・Plus版の違いと選び方）
ChatGPTには無料版と有料版（Plus）がありますが、議事録作成という用途であれば、まずは無料版から試して問題ありません。
| 無料版 | Plus版 | |
|---|---|---|
| 料金 | 0円 | 月額制の有料プラン |
| 一度に扱えるテキスト量 | 少なめ（長い会議は分割が必要な場合あり） | 多め（長時間の会議もまとめて処理しやすい) |
| こんな人におすすめ | まずは試してみたい人、短めの会議が中心の人 | 毎日のように議事録を作る人、長時間の会議が多い人 |
選び方の目安はシンプルです。 「たまに議事録を作る」程度であれば無料版で十分ですし、「毎日のように会議があって、まとまった時間の録音を一気に処理したい」という場合はPlus版への移行を検討する、という流れで問題ありません。まずは無料版で試してみて、物足りなさを感じたらアップグレードする——これが失敗しない選び方です。
準備が整ったら、いよいよ実践編です。ここからは、実際にChatGPTへ入力していく手順を、コピペで使えるプロンプトとあわせて解説していきます。
【実践編】ChatGPTで議事録を作る5ステップ
お待たせしました。ここからは実際の操作手順です。上から順番に進めていけば、誰でも議事録を完成させられます。
STEP1 文字起こしテキストをChatGPTに読み込ませる
まずは、準備編で用意した「文字起こしテキスト」をChatGPTのチャット画面に貼り付けます。
やり方はとてもシンプルです。
- ChatGPTのチャット画面を開く
- 文字起こしツールでコピーしたテキストを、そのまま入力欄に貼り付ける
- このあとご紹介するプロンプト（指示文）と一緒に送信する
テキストが長すぎる場合の対処法： 一度に貼り付けられる文字量には上限があります。もし「テキストが長すぎる」というエラーが出た場合は、会議の前半・後半で2回に分けて送信し、後ほど内容をつなげる方法で対応しましょう。
ただし、ここで一つ注意点があります。ChatGPTは会話の流れ（文脈）を覚えているため、ただ単純にテキストを分けて送ってしまうと、1回目の途中までの情報だけで議事録を作ろうとしてしまうことがあります。
アドバイス： 2回に分けて送る場合は、以下のように「まだ続きがある」ことを伝える一言を添えると失敗がありません。
【分割して送る時のコツ】 1回目：「これから長文の文字起こしを分割して送ります。まずは『受け取りました』とだけ返事してください。［テキスト前半］」 2回目：「続きです。このテキストと先ほどのテキストを合わせて、議事録を作成してください。［テキスト後半］」
このひと手間を加えるだけで、前半の情報が抜け落ちることなく、会議全体を反映した議事録を作成してもらえます。
STEP2 コピペで使える議事録作成プロンプト【テンプレート】
いよいよ本題です。以下のプロンプトを、そのままコピーしてお使いください。［］の部分だけ、実際の情報に打ち換えるだけで使えます。
あなたは優秀な議事録作成アシスタントです。
以下の会議の文字起こしテキストをもとに、議事録を作成してください。
【会議情報】
・会議名：［会議名を入力］
・日時：［日時を入力］
・参加者：［参加者名を入力］
【出力してほしい項目】
1. 会議の概要（3〜5行で要約）
2. 話し合われた議題ごとの要点
3. 決定事項
4. ToDo（担当者・期限がわかる場合は明記）
5. 次回予定・保留事項（結論が出なかった議題、次回に持ち越す事項）
【文字起こしテキスト】
［ここに文字起こしツールでコピーしたテキストを貼り付け］
このプロンプトを送信するだけで、ChatGPTが会議の内容を整理し、議事録の形にまとめてくれます。まずはこのテンプレートをそのまま使ってみて、慣れてきたら項目を自社のフォーマットに合わせて調整していくのがおすすめです。
STEP3 出力フォーマットを整える指示の出し方（日時・参加者・決定事項・ToDo欄など)
STEP2のプロンプトで基本的な議事録は完成しますが、「もっと自社のフォーマットに近づけたい」という場合は、追加で指示を出しましょう。
例えば、次のような指示が有効です。
- 「表形式で、日時・参加者・決定事項・ToDoの欄を分けて出力してください」
- 「ToDoは担当者名を先頭にして、箇条書きで出力してください」
- 「見出しには**Markdown形式の『#』**を使ってください」（社内Wikiやドキュメントツールに貼り付ける場合に便利です）
コツは、「こういう形で欲しい」という完成イメージを、できるだけ具体的に伝えることです。 一度自社用のフォーマット指示を作っておけば、次回以降もそのままコピペで使い回せます。
STEP4 誤字脱字・話し言葉を整えて仕上げる追加指示
文字起こしツールを経由したテキストには、誤変換や「えーっと」「あの」といった話し言葉がそのまま残っていることがあります。これらは、以下のような追加指示で整えることができます。
- 「文字起こしの誤字脱字を自然な形に修正してください」
- 「話し言葉（『えーっと』『あの』など）を省いて、書き言葉に整えてください」
- 「専門用語や固有名詞に誤りがあれば、文脈から推測して修正してください」
⚠️注意点： ChatGPTは文脈から「それらしい」修正をしてくれますが、専門用語や固有名詞（人名・製品名など）は誤った修正をしてしまうこともあります。仕上がった議事録は、必ず一度目を通して事実確認をすることを忘れないようにしましょう。STEP5 完成した議事録を関係者に共有する形式に整える（Word/Slack/メール文面への変換)
議事録が完成したら、最後は共有しやすい形に整えます。ChatGPTには、共有先に合わせた形式への変換もお願いできます。
- Word・Googleドキュメントに貼り付ける場合：「見出しと箇条書きが分かりやすい、文書形式で出力してください」
- Slackなどのチャットで共有する場合：「Slackで見やすいように、絵文字を使いつつ簡潔にまとめてください」
- メールで送る場合：「議事録の内容をもとに、関係者へ送るメール文面を作成してください。宛先は［関係者名］、簡単な挨拶文も添えてください」
このように、同じ議事録の内容でも、共有先に合わせて何パターンも作り直してもらえるのがChatGPTを使う大きなメリットです。手作業で毎回体裁を整え直す必要がなくなります。
ここまでの5ステップで、議事録の作成から共有までが完了します。次の章では、さらに精度を上げるための応用プロンプトの工夫をご紹介します。
【応用編】もっと精度を上げる・時短するプロンプトの工夫
基本の5ステップに慣れてきたら、さらに使い勝手を上げるための工夫を取り入れてみましょう。ここでは、日々の議事録作成がもっとラクになる3つのコツをご紹介します。
「要約の粒度」を指定するコツ（詳細版／サマリー版の使い分け）
議事録は、誰が読むかによって必要な詳しさが変わります。上司にざっくり報告したいときと、参加できなかったメンバーに共有するときとでは、求められる情報量が違うはずです。
そこでおすすめなのが、「詳細版」と「サマリー版」の2パターンを使い分けることです。
- 詳細版が欲しいとき：「議論の背景や経緯も含めて、詳しく議事録を作成してください」
- サマリー版が欲しいとき：「結論と決定事項のみ、3行程度で簡潔にまとめてください」
このように粒度を指定する一言を添えるだけで、同じ文字起こしテキストから、目的に合わせた2種類の議事録を作り分けることができます。「上司への報告用」「関係者全員への共有用」など、用途ごとに使い分けてみてください。
ToDoリストだけを抜き出す追加プロンプト
会議が終わった後、議事録全体よりも「自分は何をやればいいのか」だけを先に確認したい、という場面も多いのではないでしょうか。
そんなときは、すでに作成した議事録に対して、次のように追加で指示を出してみましょう。
- 「先ほどの議事録から、ToDoだけを抜き出してリスト化してください。担当者名を先頭につけてください」
- 「ToDoを期限が近い順に並び替えてください」
こうすることで、議事録本体とは別に、**タスク管理ツールにそのまま転記できる「ToDoリスト」**を簡単に作成できます。TrelloやNotionなどのタスク管理ツールと組み合わせると、会議の内容を「記録」で終わらせず、「実行」につなげやすくなります。
議事録のテンプレートを毎回使い回す方法（カスタム指示の活用）
毎回の会議のたびに、STEP2で紹介したプロンプトを一から入力するのは少し手間に感じるかもしれません。そこでおすすめなのが、ChatGPTの「カスタム指示」機能を活用する方法です。
カスタム指示とは、あらかじめ「いつもこういう形で答えてほしい」という好みをChatGPTに記憶させておける設定のことです。これを使えば、次のようなことが可能になります。
- 「議事録を作成する際は、常に［自社のフォーマット］の形式で出力する」という指示を、あらかじめ登録しておく
- 毎回の会議で文字起こしテキストを貼り付けるだけで、フォーマット指定なしでも狙った形式の議事録が出力される
一度設定してしまえば、以降は「文字起こしテキストを貼り付けるだけ」で済むようになります。 議事録作成が習慣になっている方ほど、この設定をしておく価値は大きいでしょう。
セキュリティは大丈夫？ChatGPTに議事録を入力する際の注意点
- 仮名化する:氏名・取引先名・金額などの機密情報は、入力前に「Aさん」「B社」のように仮名に置き換えましょう。
- 学習利用をオフにする:オプトアウト設定を行い、入力内容がAIの学習に使われないようにしておくと安心です。
- 社内ルールを確認する:会社の業務として使う場合は、事前に生成AIの利用規程を確認しましょう。
会議には社外秘の情報が集中しやすいため、より詳しい情報漏洩対策は「ChatGPTを会社で安全に使うには？情報漏洩を防ぐ完全ガイド」でまとめて解説しています。あわせてご確認ください。
よくある質問
Q. 無料版でも議事録は作れますか？
A. 無料版でも基本的な要約・整形は可能です。長時間の会議の場合は、テキストを分割して入力する必要があります。
Q. 録音データをそのまま読み込ませられますか？
A. ChatGPT単体では音声の正確な文字起こしは苦手なため、先に文字起こしツールでテキスト化してから読み込ませましょう。
Q. 社外秘の内容が含まれる会議でも使えますか？
A. 仮名化やオプトアウト設定を行った上で、社内ルールに従って利用しましょう。
議事録作成の基本の型をもっとしっかり学びたい方には、書籍もおすすめです。
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まとめ｜次にやるべきアクション
ここまで、ChatGPTを使った議事録作成の手順を一通り解説してきました。最後に、要点を振り返っておきましょう。
- 手順：録音・メモを文字起こしツールでテキスト化し、ChatGPTで要約・整形するという2段階の流れで議事録は作れる
- プロンプト：コピペで使えるテンプレートを使えば、議事録の骨組みは数分で完成する
- セキュリティ：個人情報・機密情報は仮名化し、オプトアウト設定や社内ルールの確認もあわせて行うことで安心して利用できる
議事録作成は、慣れてしまえば「文字起こしテキストを貼り付けて、プロンプトを送るだけ」の作業になります。まずは、直近の会議の録音データやメモを使って、この記事で紹介したプロンプトを一度試してみてください。 実際にやってみることで、「思っていたより簡単だった」と感じていただけるはずです。
もし「毎回の文字起こしがやや面倒」「長時間の会議もまとめて処理したい」と感じたら、文字起こしツールの有料プランや、ChatGPT Plusへのアップグレードを検討してみるのも一つの方法です。処理できるテキスト量や精度が上がることで、議事録作成の手間はさらに削減できます。 ぜひ自分の働き方に合った組み合わせを見つけてみてください。
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