「会議が多すぎて、自分の仕事をする時間がない…」
「議論が脱線して、結局何も決まらないまま時間切れになる…」
「進行役を任されたけど、うまく場を回せている自信がない…」
中間管理職になると、「出席する会議」だけでなく「進行する会議」が一気に増えます。 準備不足のまま進行役を任され、なんとなく時間だけが過ぎていく会議になってしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。
実は、会議の「準備」と「進行の設計」は、ChatGPTにかなり手伝ってもらえます。この記事では、会議運営・ファシリテーションにそのまま使えるプロンプトを紹介します。
ChatGPTで会議運営を効率化する3つのメリット
1. アジェンダ作成の負担が減る
「何を、どの順番で、何分ずつ話すか」を考えるアジェンダ作成は、地味に時間がかかる作業です。目的とテーマを伝えるだけで、ChatGPTが叩き台を作ってくれます。
2. 「脱線しそうな論点」を事前に予測できる
会議が長引く最大の原因は、想定外の脱線です。事前に「議論が逸れそうなポイント」を洗い出しておけば、進行中に慌てず軌道修正できます。
3. 会議後のアクション整理がスムーズになる
会議で決まったことを、誰が何をいつまでにやるのか整理する作業も、ChatGPTに任せられます(以前紹介した議事録作成のプロンプトと組み合わせるとさらに効果的です)。
【そのまま使える】会議運営・ファシリテーションプロンプト集
① アジェンダ作成プロンプト
以下の条件で、会議のアジェンダ(進行表)を作成してください。
【会議情報】
・会議名:【例:第2四半期の販促施策検討会議】
・所要時間:【例:60分】
・参加者:【例:営業部5名、マーケティング部2名】
・目的:【例:第2四半期の販促施策を3つに絞り込む】
【出力フォーマット】
・タイムテーブル(項目・時間配分)
・各項目のゴール(その時間で何を決めるか)
② 想定される脱線ポイントを事前に洗い出すプロンプト
会議前に、この一手間を加えるだけで当日の進行が驚くほど楽になります。
以下の会議で、議論が脱線しやすそうなポイントを3つ予測してください。
それぞれ、脱線した場合にどう軌道修正すればいいかも提案してください。
【会議のテーマ】
・【例:第2四半期の販促施策の絞り込み】
【参加者の傾向】
・【例:営業部は即効性重視、マーケ部は中長期のブランディング重視で意見が対立しやすい】
③ 会議中、その場で軌道修正する声かけを考えるプロンプト
議論が脱線してしまった時、角を立てずに元に戻す一言をその場で考えるのは、意外と難しいものです。
会議中、議論が本題から逸れてしまいました。
角を立てずに本題に戻すための、進行役としての一言を3パターン提案してください。
【逸れている内容】
・【例:施策の話から、過去の失敗談の愚痴大会になっている】
【トーン】
・場の空気を悪くせず、自然に本題へ戻したい
④ 会議後のネクストアクションを整理するプロンプト
会議のメモや決定事項を貼り付けるだけで、担当者・期限つきのアクションリストに整理してもらえます。
以下の会議メモから、決定事項とネクストアクションを整理してください。
【出力フォーマット】
■ 決定事項
・[決定事項1]
■ ネクストアクション(担当者・期限つき)
・[アクション1]
【会議メモ】
【ここに会議中のメモを貼り付け】
ChatGPTで会議運営を効率化する際の注意点
会議の内容には、取引先の情報や社内の意思決定に関わる機密情報が含まれることがあります。社名・数値は「A社」「売上目標X%」のように抽象化してから入力し、議事録同様、学習利用をオフにする設定も行っておきましょう。
より詳しい情報漏洩対策の全体像は、「ChatGPTを会社で安全に使うには？情報漏洩を防ぐ完全ガイド」でまとめて解説しています。
よくある質問
Q. オンライン会議とリアルの会議で、使い方に違いはありますか?
A. プロンプトの使い方自体は同じです。オンラインの場合は、チャット欄にアジェンダを貼り付けて共有すると、参加者にも進行が伝わりやすくなります。
Q. 参加者が多い会議でも使えますか?
A. 使えますが、参加者が多いほど「立場ごとの対立点」が複雑になるため、②のプロンプトで事前に脱線ポイントを洗い出しておく効果がより大きくなります。
Q. ファシリテーションの経験がなくても使えますか?
A. むしろ経験が浅い方ほど効果を感じやすいです。事前に「進行の型」を用意しておけるので、その場で判断に迷う場面を減らせます。
会議運営・ファシリテーションの技術をもっとしっかり学びたい方には、書籍もおすすめです。
『コンサルのコンサルが教えるビジネスパーソンの基礎教養 2 マンガでわかるファシる技術』(船川淳志 著)は、大手コンサルタントが教えを乞う「伝説のMBA講師」による、会議・話し合いで最善のアウトプットを導き出すファシリテーション技術をマンガ形式で解説した一冊です。Kindle Unlimited(読み放題)対象です。
まだ登録していない方には無料体験も用意されているので、この機会に試してみるのもおすすめです。
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まとめ:会議運営は「準備」で9割決まる
会議運営・ファシリテーションでChatGPTを活用する際のポイントを振り返ります。
- アジェンダ作成の叩き台を作ってもらい、準備の負担を減らす
- 脱線しそうなポイントを事前に予測し、当日慌てない
- その場での軌道修正の一言も、事前にシミュレーションしておける
- 会議後のアクション整理まで、一貫してChatGPTに手伝ってもらえる
「進行がうまい人」は、実は当日の場さばきより事前準備の質で差がついていることがほとんどです。次に会議を任された時は、ぜひこのプロンプトを試してみてください。
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