「評価コメント、毎回同じ言い回しになっていませんか？」
「公平に、でも角が立たないように…と考えているうちに、気づけば1人あたり30分近くかかっている」
「表現がワンパターンで、メンバーにちゃんと伝わっているか不安…」
評価シーズンになると、こうした悩みを抱える管理職の方は多いのではないでしょうか。
実は、評価コメント作成の「言葉選びに悩む時間」の多くは、ChatGPTに任せることができます。もちろん最終的な評価内容や判断は必ずあなた自身が行うものですが、文章化の部分をChatGPTに手伝ってもらうことで、時間を大幅に削減しつつ、表現の質も安定させられます。
この記事では、人事評価・考課コメントの作成にそのまま使えるプロンプトと、扱う情報がデリケートだからこそ知っておきたい注意点を解説します。
ChatGPTで評価コメントを作成する3つのメリット
1. 表現の「ワンパターン化」を防げる
同じような言い回しを繰り返しがちな評価コメントも、ChatGPTに条件を伝えるだけで、メンバーごとに具体的で自然な文章に仕上げてくれます。
2. ポジティブ・ネガティブのバランスを取りやすい
改善点を伝える際、厳しくなりすぎたり、逆にぼかしすぎたりしがちですが、ChatGPTに「前向きなトーンで」と指定するだけで、伝えるべき内容を保ちながら適切なバランスの文章に整えてくれます。
3. 作成時間を大幅に短縮できる
メンバーが多いほど、コメント作成は大きな負担になります。骨子さえ伝えれば数秒で下書きが完成するため、そこから自分の言葉で微調整するだけで済みます。
【そのまま使える】評価コメント作成プロンプト集
以下のプロンプトをコピーし、【 】の部分をご自身の状況に置き換えて使ってください。
① 強み・成果を伝えるプロンプト
以下のメンバーの成果・行動をもとに、人事評価コメントを作成してください。
【メンバーの成果・行動】
・【具体的な成果や行動を箇条書きで入力】
【条件】
・具体的な行動や数字を交えつつ、認めていることが伝わる文章にする
・今後さらに期待していることも1文添える
・150字程度で簡潔にまとめる
② 改善点を前向きに伝えるプロンプト
厳しい内容ほど、伝え方が難しいものです。以下のプロンプトを使うと、事実を明確にしつつ、前向きなトーンで伝える文章に整えてくれます。
以下の課題について、メンバーへの評価コメントを作成してください。
【課題・改善が必要な点】
・【具体的な状況を入力】
【条件】
・事実を明確に伝えつつ、次への期待や伴走の姿勢が伝わるトーンにする
・「できていない」という否定形ではなく、「次はこうすると良くなる」という視点で書く
③ 次期目標の擦り合わせ用プロンプト
評価コメントとあわせて、次の目標設定にもChatGPTを活用できます。
以下のメンバーの現状と、本人の希望をもとに、次期の目標案を3つ提案してください。
【現状】
・【現在の役割・強み・課題を入力】
【本人の希望・キャリア志向】
・【面談などで聞いた本人の希望を入力】
【出力フォーマット】
・目標(具体的で測定可能なもの)
・達成の目安
・上司としてのサポート内容
④ 複数メンバー分をまとめて整理するプロンプト(表形式出力)
メンバーが多い場合に、進捗を一覧で管理したい場面ではこちら。
以下のメンバーごとの評価メモを、表形式で整理してください。
【メンバーごとのメモ】
・メンバーA:【メモを入力】
・メンバーB:【メモを入力】
・メンバーC:【メモを入力】
【出力フォーマット】
・列:氏名/主な成果/課題/次期目標
評価コメントにChatGPTを使う際の注意点(重要)
評価コメントは、他の業務以上にデリケートな個人情報を扱います。以下の点は特に注意してください。
- 氏名は必ず仮名化する:プロンプトには「メンバーA」「Bさん」のように置き換えて入力し、実名は自分の手元で最後に差し込みましょう。
- 査定・処遇に直結する数値は入力しない:給与や昇格の判断に関わる具体的な数値情報は、ChatGPTに入力せず、自分の手元で管理してください。
- 健康状態や家庭事情など、機微な個人情報は入力しない:業務上の成果・行動に関する情報のみを扱い、それ以外のプライベートな事情は入力対象から外しましょう。
- 生成された文章をそのまま使わず、必ず自分の言葉で最終確認する:ChatGPTはあくまで下書きです。実際の評価・判断はあなた自身の責任で行ってください。
- 学習利用をオフにする(オプトアウト設定):入力内容がAIの学習に使われないよう、事前に設定しておきましょう。
より詳しい設定方法や情報漏洩対策の全体像は、「ChatGPTを会社で安全に使うには？情報漏洩を防ぐ完全ガイド」でまとめて解説しています。人事評価という特にデリケートな情報を扱う場面だからこそ、あわせてご確認いただくことを強くおすすめします。
よくある質問
Q. ChatGPTが作った評価コメントを、そのまま提出しても大丈夫ですか?
A. 下書きとして活用するのはおすすめですが、最終的な評価内容や表現は、必ずご自身で確認・調整してから提出してください。AIが生成した文章をそのまま鵜呑みにするのは避けましょう。
Q. 部下の人数が多くて、1人ずつ入力するのが大変です。
A. ④のプロンプトのように、複数メンバー分をまとめて表形式で整理させることもできます。ただし、1人あたりの評価の質を保つため、最終的な文章の細かい調整は個別に行うことをおすすめします。
Q. 会社で評価コメントにAIを使うこと自体、問題ありませんか?
A. 会社によって生成AIの利用ルールが異なります。人事評価という重要な業務に使う場合は、事前に上長や人事部門に確認しておくと安心です。
評価制度の考え方をもっとしっかり学びたい方には、書籍もおすすめです。
『図解 目標管理入門 マネジメントの原理原則を使いこなしたい人のための「理論と実践」100のツボ』(坪谷邦生 著)は、人事評価制度の土台となる「目標管理(MBO)」を、OKR・KPIとの関係も含めて図解でわかりやすく解説した一冊です。シリーズ累計6万部を超える実績があり、人事力検定の公式テキストにもなっています。Kindle Unlimited(読み放題)対象です。
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まとめ:評価コメントは「言葉選び」をChatGPTに任せよう
評価コメント作成でChatGPTを活用する際のポイントを振り返ります。
- 強み・改善点・次期目標など、シーンに合わせたプロンプトを使い分ける
- 氏名や機微な個人情報は必ず仮名化・除外してから入力する
- 最終的な評価・判断・文章は、必ず自分自身で確認する
「言葉選びに時間がかかりすぎる」という悩みは、型を知っているかどうかの差です。ぜひ次の評価シーズンから、コメント作成の負担を減らしてみてください。
評価やマネジメントについて、もっと体系的に学びたいという方には、生成AIの実務活用を基礎から学べる講座を活用するのも一つの方法です。
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